Etiske retningslinjer for Leverandører inneholder nøkkelprinsippene som gjelder for Vaktmesterkompaniet AS, for å sikre at både leverandører og Vaktmesterkompaniet følger ansvarlig sosial, miljømessig og etisk praksis gjennom hele sin virksomhet.
Vi i Vaktmesterkompaniet AS forholder oss til FNs Global Compact, og deres forretningsetiske retningslinjer som bygger på dens 10 prinsipper innen områdene menneskerettigheter, standarder for arbeidslivet, miljø og bekjempelse av korrupsjon. Prinsippene i Vaktmesterkompaniet’s forretningsetiske retningslinjer baserer seg også på FNs menneskerettighetserklæring, FNs globale mål for bærekraftig utvikling og ILOs kjernekonvensjoner om rettigheter i arbeidslivet.
1. Formål og Dekningsområde
De Etiske retningslinjer for Leverandører er ment for alle som er involvert i Vaktmesterkompaniet’s forsyningskjede Vaktmesterkompaniet forventer at leverandørene kommuniserer disse retningslinjene til sine ansatte, deres morselskap, datterselskap og enhver part som er involvert i forsyningskjeden.
Det overordnede målet med retningslinjene er å sikre et godt samarbeid, og om å bygge åpne og tillitsfulle relasjoner. Reglene er ment å hjelpe leverandører til å forstå standardene og adferden som forventes når de jobber med Vaktmesterkompaniet, og skisserer rettferdig, etisk og respektfull oppførsel ovenfor tjenestebrukere, ansatte og underleverandører. Vi forventer at leverandøren jobber for kontinuerlig forbedring og gjennomfører risikoreduserende tiltak også i slike tilfeller
2. Generelle prinsipper, Lover og Forskrifter
Leverandøren skal ivareta sitt samfunnsansvar i alle forretningsmessige forhold. I alle sine forretningsaktiviteter og beslutninger forplikter leverandøren seg til å respektere gjeldende lover, og alle andre gjeldende krav og/eller forpliktelser i landet der de er aktive. Kontrakter skal overholdes med tanke på endringer i forretningsmiljøet. Forretningspartnere skal behandles rettferdig.
Prinsippene for bærekraftig forretningspraksis (Code og Conduct) angir minimums- ikke maksimumsstandarder. Lovgivningen på produksjonsstedet skal respekteres. Der hvor nasjonale lover og reguleringer dekker samme tema som disse retningslinjene, skal den høyeste standarden gjelde.
Prinsipp 1: Vaktmesterkompaniet skal støtte og respektere vern om internasjonalt anerkjente Menneskerettigheter og Rettferdig behandling
Leverandøren må respektere og overholde alle gjeldende menneskerettigheter og arbeidsmiljølover i de lokale jurisdiksjonene. Følgende krav skisserer minimumsstandardene som Vaktmesterkompaniet forventer fra sine leverandører og underleverandører i leverandørkjeden. Vaktmesterkompaniet forventer at deres leverandører aktivt overvåker og kontrollerer at deres leverandørkjede oppfyller disse kravene.
Prinsipp 2: Påse at det ikke medvirkes til krenkelser av menneskerettigheter (Menneskerettighetserklæringen/UDHR)
Fysisk mishandling eller avstraffelse, eller trussel om fysisk mishandling er forbudt. Det samme gjelder seksuelt eller annet misbruk og andre former for ydmykelser
Prinsipp 3: Holde Organiseringsfrihet i hevd (ILO konvensjon nr. 87, 98, 135 og 154)
Leverandører vil opprettholde en åpen holdning til alle gjeldende lover som gir arbeidere rett og frihet til å organisere seg, eller å delta i andre fagforeningsorgan. Leverandører bør la alle representanter utføre evt. nødvendige funksjoner eller aktiviteter forbundet med dette på arbeidsplassen uten diskriminering.
Prinsipp 4: Avskaffe alle former for Tvangsarbeid/slavearbeid (ILO konvensjon nr. 29 og 105)
Leverandøren skal avvise enhver bruk av tvangsarbeid. Det skal ikke forekomme noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid.
Arbeidere skal ikke måtte levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver og skal fritt kunne avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid.
Prinsipp 5: Sikre reell avskaffelse av Barnearbeid (FN konvensjon og barnets rettigheter, ILO konvensjoner nr. 79, 138, 182 og ILO anbefaling nr. 146)
Med barnearbeid menes ansettelse av barn i en industri eller virksomhet, som vil være ulovlig eller anses som utnyttende. Dette inkluderer arbeid som er skadelig for barnets helse eller fysiske, mentale, åndelige, moralske eller sosiale utvikling, eller forstyrrer barnets utdanning.
Vaktmesterkompaniet er forpliktet til ikke å delta i, eller dra nytte av bruk av barnearbeid. Leverandøren skal respektere regelverket om menneskerettigheter og barns rettigheter. Som et resultat av dette, forplikter leverandøren seg til å overholde minimumsalderen for opptak til arbeid, og å eliminere de verste formene for barnearbeid.
Våre leverandører skal:
- Ikke rekruttere eller utnytte barn på noen måte
- Ikke på noen måte benytte seg av barnearbeid i noen del av forsyningskjeden
- Overholde alle gjeldende aldersbestemmelser for ansettelse.
Prinsipp 6: Sikre at Diskriminering i arbeidslivet avskaffes (ILO konvensjon nr. 100 og 111 og FNs Kvinne-diskrimineringskonvensjon)
Vaktmesterkompaniet er forpliktet til å behandle ansatte med respekt og verdighet både på arbeidsplassen og i vår ansettelses- og ansettelsespraksis.
Diskriminering, trakassering og overgrep er ikke akseptabelt.
Vaktmesterkompaniet forventer at deres leverandører forplikter seg til å motarbeide alle former for diskriminering. Dette gjelder urettferdig forskjellsbehandling basert på kjønn, rase, funksjonshemming, etnisk eller kulturell opprinnelse, religion, verdenssyn, alder eller seksuell legning.
Prinsipp 7: Støtte en føre-var-tilnærming til miljøutfordringer (Miljøvern) - Samfunnsansvar
Vaktmesterkompaniet har som mål å drive bærekraftig, og å minimere eventuelle miljøpåvirkninger forårsaket av våre aktiviteter, produkter eller tjenester. Det samme forventer Vaktmesterkompaniet av sine leverandører.
Negativ miljøpåvirkning skal reduseres i hele verdikjeden.
Prinsipp 8: Initiativ til å fremme økt miljøansvar
I tråd med føre var-prinsippet skal det gjennomføres tiltak for kontinuerlig å minimere utslipp av klimagasser og lokal forurensing, bruk av skadelige kjemikalier, sprøytemidler og for å sikre bærekraftig ressursuttak og forvaltning av vann, hav, skog og land, og bevaring av biologisk mangfold.
Prinsipp 9: Oppmuntre til utvikling av miljøvennlig teknologi
Nasjonal og internasjonal miljølovgivning og -reguleringer skal overholdes og relevante utslippstillatelser skal innhentes.
Ved innkjøp skal miljø være et primært kvalifiseringskriterie ved valg av vare/produkt/samarbeidspartnere
Prinsipp 10: Antikorrupsjon (og Konkurranselover)
I samhandling med forretningspartnere (kunder, leverandører), i statlige og offentlige institusjoner, skal selskapets interesser og de private interessene til de ansatte på begge sider holdes strengt adskilt. Handlinger og (kjøps) beslutninger skal foregå uavhengig av hensyn som ikke angår virksomheten og involverer personlige interesser. Gjeldende straffelov mot korrupsjon skal opprettholdes. Blant annet skal følgende observeres:
10.1 Straffehandlinger i omgang med offentlige tjenestemenn
Ingen skal gis personlige fordeler i forbindelse med noen forretningsforbindelse. Dette inkluderer fordeler av alle slag som betalinger, for eksempel lån (fortrinnsrente), utdeling av gaver, enten det er enkeltstående store gaver eller ulike mindre gaver over en lengre periode. Dette gjelder dersom fordelen blir gitt av kontraktens undertegnede og/eller tiltredende selskaper, eller en tredjepart (enten en ansatt i kontraktspartens selskap), en som underskriver på vegne av en offentlig tjenestemann (f.eks. en embetsmann eller offentlig ansatt) slik at det kan oppleves å gi fordeler til leverandøren eller hans ansatte, eller en slektning til den ansatt, eller en tredjepart.
10.2 Straffehandlinger i forretningsvirksomheten
Ingen personlige fordeler skal tilbys, loves, innvilges eller godkjennes som en motytelse til en fortrinns stilling i forretningsvirksomhet. Ingen personlige fordeler kan kreves eller aksepteres i kontakt med forretningspartnere. Ved forretningsforbindelser må Leverandøren forby sine ansatte å akseptere slike fordeler og ta skritt for å unngå at fordeler blir lovet dem. Leverandørens ledere, ledelse og ansatte har ikke lov til å tilby, love, kreve, gi eller akseptere gaver, betalinger, invitasjoner eller tjenester. Spesielt dersom disse tilbudene er gitt for å påvirke et forretningsforhold på en ulovlig måte, slik at det er en risiko for å sette den profesjonelle uavhengigheten til forretningspartneren i fare.
Dette generelle forbudet gjelder ikke for gaver og invitasjoner som faller innenfor grensene for vanlig forretningspraksis angående gjestfrihet, konvensjoner og høflighet.
Leverandøren forventes å ha en bindende policy angående det å gi og motta gaver, invitasjoner til forretningsunderholdning og arrangementer. Denne policyen skal også utpeke en person som kan kontaktes dersom ansatte hos Leverandøren er i en situasjon der det eksisterer en interessekonflikt eller om man er usikker på om det eksisterer eller kan oppstå en interessekonflikt.
10.3 Oppførsel ovenfor konkurrenter – Antitrustlovgivning (Kartell forebyggende)
Leverandøren må respektere rettferdig konkurranse, og overholde kravene i eksisterende lover om beskyttelse og fremming av konkurranse, og regulering av konkurranse. I håndteringen av konkurrenter må Leverandøren unngå samarbeid og andre aktiviteter rettet mot å påvirke priser eller betingelser, dele opp salgsområder eller kunder, eller bruke uoverkommelige midler for å hindre fri og åpen konkurranse. Leverandøren bør heller ikke inngå avtaler med sine kunder som begrenser kundens mulighet til å bestemme deres priser, og andre forhold på noen måte ved videresalg av varer eller tjenester. Gitt vanskelighetene med å skille mellom forbudt kartellvirksomhet og legitimt samarbeid, forventes det at Leverandøren utpeker en person som kan kontaktes i tvilstilfeller.
10.4 Rykte
Vi forventer at våre leverandører opprettholder offentlig tillit, beskytter Vaktmesterkompaniet’s omdømme, og sikrer at verken de eller noen av deres partnere eller underleverandører engasjerer seg i noen handling eller unnlatelse som med rimelighet kan redusere tilliten.
3. Lønn og Arbeidstid (ILO konvensjon 131 og ILO konvensjoner 1 og 14)
Leverandøren må sørge for at deres arbeidstakere overholder alle gjeldende lover og obligatoriske industristandarder knyttet til arbeidstid og lønn.
Lønn til arbeidere for en normal arbeidsuke skal minst være i tråd med nasjonale minstelønnsbestemmelser eller bransjestandard, den høyeste gjelder. Lønn skal alltid være tilstrekkelig til å dekke grunnleggende behov, inkludert noe sparing.
Lønnsforhold og utbetaling av lønn skal være skriftlig avtalefestet før arbeidet påbegynnes. Avtalen skal være forståelig for arbeideren.
Fratrekk i lønn som disiplinærreaksjon tillates ikke.
Før ansettelse skal alle arbeidstakere gis en skriftlig arbeidskontrakt med informasjon om deres ansettelsesforhold og lønn, og hvordan denne utbetales.
Arbeidstiden skal være i tråd med nasjonale lover eller bransjestandard, og ikke overstige arbeidstid i samsvar med gjeldende internasjonale konvensjoner. Normal arbeidstid per uke skal vanligvis ikke overstige 48 timer.
Overtid skal være begrenset og frivillig. Anbefalt maksimum overtid er 12 timer per uke, dvs. samlet arbeidstid på 60 timer per uke. Unntak fra dette kan aksepteres dersom det er regulert av en kollektiv avtale eller nasjonal lov.
Arbeidere skal alltid ha overtidstillegg ved arbeidstidstid over normal arbeidstid.
3.1 Regulære ansettelser
Forpliktelser overfor arbeidere, i tråd med internasjonale konvensjoner, nasjonale lover og regler om regulære ansettelser skal ikke omgås gjennom bruk av korttidsengasjementer (som bruk av kontraktsarbeidere, løsarbeidere og dagarbeidere), underkontraktører eller andre arbeidsrelasjoner.
Lærlingeprogram skal være klart definert med hensyn til varighet og innhold
4. Forbud og Sanksjoner
Vaktmesterkompaniet forventer at samarbeidspartnere og leverandører gjør det samme. Vaktmesterkompaniet forventer at verken vi selv eller noen av våre forretningspartnere er berørt av eller knyttet til noen person som har blitt ilagt sanksjoner av følgende typer:
- Handelssanksjoner, inkludert våpenembargoer og andre handelsrestriksjoner
- Økonomiske sanksjoner, inkludert frysing av eiendeler
- Innvandringssanksjoner (også kjent som reiseforbud)
- Sanksjoner mot fly og skipsfart, inkludert avregistrering eller kontroll av bevegelsen av fly og skip
Dersom noen av Vaktmesterkompaniet’s forretningspartnere eller leverandører identifiserer et forbudt sanksjonert tilfelle, skal Vaktmesterkompaniet varsles så snart som mulig, slik at ytterligere undersøkelser kan gjøres.
For å rapportere et sanksjonsrelatert problem, vennligst ta kontakt med varslingstelefonen vår (se '9. Leverandørens ansvar').
5. Helse, Miljø og Sikkerhet (ILO konvensjon nr. 155 og ILO anbefaling nr. 164)
Det skal arbeides for å sikre arbeidere et sikkert og sunt arbeidsmiljø. Farlige kjemikalier og andre stoffer skal håndteres forsvarlig. Nødvendige tiltak skal iverksettes for å forhindre og minimere ulykker og helseskader som resultat av, eller relatert til, forhold på arbeidsplassen.
Arbeidere skal ha jevnlig og dokumentert opplæring i helse og sikkerhet. Helse- og sikkerhetsopplæring skal gjentas for nyansatte og omplasserte arbeidere.
Arbeidere skal ha tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann. Hvis relevant, skal arbeidsgiver også besørge tilgang til fasiliteter for trygg oppbevaring av mat.
Dersom arbeidsgiver tilbyr losji, skal dette være rent, sikkert, tilstrekkelig ventilert og med tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann.
6. Datasikkerhet og Personvern
Leverandører er pålagt å beskytte personvernet til enkeltpersoner og sikkerheten, konfidensielle eiendeler og informasjonen til Vaktmesterkompaniet og våre kunder.
Personopplysninger gitt av, eller på vegne av Vaktmesterkompaniet må kun brukes, gis tilgang til, og utleveres slik det er tillatt i eksisterende avtaler og gjeldende lov.
Leverandører må sørge for at en prosess er på plass for å beskytte data og personopplysninger.
6.1 Bedriftshemmeligheter, konfidensiell informasjon og personlig informasjon
Leverandører må forplikte sine ansatte til å ivareta forretnings- og bedriftshemmeligheter. Det er forbudt å utlevere konfidensiell informasjon og dokumenter til tredjeparter, eller å gi andre former for tilgang/opplysninger, med mindre det er gitt behørig tillatelse, eller dersom informasjonen på annen måte allerede er offentlig tilgjengelig.
7. Leverandøransvar (Samsvar)
Leverandøren oppfordres til å kommunisere prinsippene i disse retningslinjene til alle relevante interessenter. Dette inkluderer å fremme overholdelse av disse retningslinjene med umiddelbare leverandører, deres morselskaper, datterselskaper og andre involverte parter. Det forventes at prinsippene overholdes av alle impliserte.
8. Varsling ved brudd på Konvensjoner
Leverandører må umiddelbart rapportere til Vaktmesterkompaniet alle kjente eller mistenkte brudd på disse retningslinjene eller relaterte Vaktmesterkompaniet’s retningslinjer.
Ved manglende overholdelse av disse retningslinjene, kan Vaktmesterkompaniet tillate leverandøren å svare med foreslåtte korrigerende tiltak. Skulle et brudd være alvorlig nok til å bryte loven, forbeholder Vaktmesterkompaniet seg retten til å avslutte sitt forhold til leverandøren.
I den grad bruddet gjøres på lovlig grunnlag, vil Vaktmesterkompaniet behandle eventuelle brudd konfidensielt.
